Die Digitalisierung hat auch in Zahnarztpraxen längst Einzug erhalten. Röntgenbilder werden digital gespeichert, Termine online vereinbart und die Abrechnung mit der KZV erfolgt webbasiert. Doch was kann Praxissoftware noch und worauf sollten Zahnärzte vor dem Kauf achten?

Zeitgemäßes Praxismanagement mit Praxissoftware für Zahnärzte

Modernes Praxismanagement muss vielen verschiedenen Zwecken genügen. So sind Zahnarztpraxen nicht nur für die zahngesundheitliche Versorgung da, sondern u.a. selbst kleine bis mittelgroße Wirtschaftsunternehmen. Effizienz gehört dabei mit den zu den wichtigsten Eigenschaften einer Praxis.

• Kosteneffizientes Wirtschaften: Gerade in Zeiten des zunehmenden Wettbewerbs ist es wichtig, zeitliche und finanzielle Ressourcen zu sparen. Praxissoftware für Zahnärzte kann dabei helfen, laufende Kosten effizient zu reduzieren.
• Mehr Service für Patienten: Leistungsstarke Praxissoftware hilft Patienten dabei, Termine zu vereinbaren oder kann Erinnerungen an bevorstehende Termine verschicken. Darüber hinaus unterstützt die Software bei der Terminplanung, sodass die Wartezeiten deutlich reduziert werden können.
• Zeitsparendes Arbeiten: Durch die digitale Verwaltung von Patientendaten können behandelnde Ärzte oder ZFAs schnell auf wichtige Untersuchungsergebnisse, Röntgenbilder oder die digitale Patientenakte zugreifen. Die Praxissoftware verkürzt somit Wege und hilft Zeit zu sparen.

Wichtig: Praxissoftware muss die Anforderungen der KZBV erfüllen

Praxissoftware für Zahnärzte muss zur Abrechnung mit der KZBV über bestimmte Programmmodule enthalten. Hierzu zählen:

• Knr12-Modul in der Version 5.0
• KCH-Abrechnungsmodul in der Version 4.2
• KBR-Abrechnungsmodul in der Version 3.6
• KFO-Abrechnungsmodul in der Version 4.4
• PAR-Abrechnungsmodul in der Version 2.6
• ZE-Abrechnungsmodul in der Version 4.8
• Sendemodul (KCH, KBR, KFO, PAR, ZE) in der Version 1.5

Verfügt eine verwendete Praxissoftware nicht über die entsprechenden Updates, kann es zu Fehlermeldungen bei der Übertragung von Abrechnungsdaten kommen.

Warum ein Wechsel zu einer neuen Praxissoftware sinnvoll sein kann

Gerade im EDV-Bereich gilt oftmals der alte Spruch „never change a running system“. Tatsächlich gibt es noch viele Arztpraxen, die mit Software auf der Basis von Windows95 oder alten Dateispeichersystemen arbeiten. Dass diese Voraussetzungen den modernen Anforderungen an effizientem, digitalen Praxismanagement nicht mehr genügen, liegt auf der Hand. Ganz zu schweigen von einer internetfähigen Software, welche die rechtskonforme Datenübertragung ermöglicht.

Tatsächlich ist ein Wechsel der IT-Infrastruktur inklusive Implementierung neuer Praxissoftware immer mit zusätzlichem Aufwand verbunden. So müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Nutzung der neuen Tools eingeführt werden. Ebenso ist es erforderlich, die vorhandenen Daten zu sichern und in die neue Praxissoftware zu integrieren.

Doch tatsächlich bietet der Wechsel zu neuer Praxissoftware die Möglichkeit, verschiedene Programme zu bündeln und zu vereinheitlichen. Auf diese Weise können Zahnarztpraxen erstmals sinnvoll und zeitsparend mit vorhandenen Daten umgehen. Gleichzeitig ist durch neue Software sichergestellt, dass alle Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz gewährleistet sind. Bei alten Betriebssystemen und entsprechend veralteter Software ist vor allem Datensicherheit aufgrund fehlender Updates in der Regel kaum mehr gegeben.

Doch worauf kommt es bei der Auswahl neuer Praxissoftware für die Zahnarztpraxis an? Wir haben für Sie eine kleine Checkliste zusammengestellt.

Was soll meine Praxissoftware können?

Praxissoftware bietet eine Vielzahl an Funktionen an. In der Regel lassen sich diese Funktionen je nach Anbieter exakt an Ihre Bedürfnisse. Folgende Features haben die gängigen Softwarelösungen der Hersteller:

• Abrechnung: Die Software enthält in diesem Fall die entsprechenden Module zur Abrechnung mit der KZBV sowie zur Abrechnung mit Privatpatienten, z.B. über Factorer.
• Erstellung von Heil- und Kostenplänen: Moderne Praxissoftware unterstützt Sie bei der Erstellung von Heil- und Kostenplänen. Dabei prüft die Software nicht nur Ihre Eingaben, sondern übernimmt automatisch die Patientendaten.
• Behandlungsplanung und -übersicht: Um Patienten oder Krankenkassen sowie weiterbehandelnden Ärzten erstellen Sie mit einem entsprechenden Tool schnell und einfach Behandlungspläne auf der Basis der vorhandenen Behandlungsdaten bzw. der elektronischen Patientenakte.
• Hygienemanagement: Praxissoftware kann Sie dabei unterstützen, Hygienepläne zu erfüllen. So lassen sich im Tool z.B. die Reinigungszeiten oder die Ablaufdaten von sterilen Artikeln eintragen.
• Patientenverwaltung: Selbstverständlich gehört die Patientenverwaltung zum Kernstück der Praxissoftware. Das Tool sollte einfach zu bedienen sein und allen Beteiligten schnell einen Überblick über die zentralen Daten liefern.
• Terminvergabe: Intelligente Praxissoftware hilft Ihnen und Ihrem Praxisteam dabei, Termine für Patienten optimal zu planen und zu verteilen.
• Verwaltung von digitalen Aufnahmen: Mit Praxissoftware können Sie in diesem Fall z.B. digitale Röntgenbilder, die Ihre ZFA gemacht hat, direkt am Behandlungstisch anschauen.

Welche Art von Dentalprofi bin ich und worauf bin ich spezialisiert?

Praxissoftware lässt sich perfekt auf die individuellen Bedürfnisse der jeweiligen Fachrichtung planen. So sollten Sie bei der Auswahl berücksichtigen, welche Vorteile die Software für Sie als Kieferorthopäde, MKG-Chirurg oder Zahnarzt mit entsprechenden Schwerpunkten Allgemeine Zahnheilkunde, Prothetik, Parodontologie, Endodontologie, Implantologie oder Prophylaxe bietet.

Wie groß ist meine Praxis? Wie viele Mitarbeiter sollen die Praxissoftware nutzen?

Wie bei allen Softwarelösungen spielt bei der Planung die Zahl der Anwender eine wichtige Rolle. Darüber hinaus ist es wichtig, die Praxissoftware an Ihre Praxis anzupassen.

So muss für eine Einzel- bzw. Gemeinschaftspraxis nur ein Abrechnungsstempel vorhanden sein, bei einer Praxisgemeinschaft, einer Klinik oder Praxiskette muss das System mehrere Abrechnungsstempel nutzen können.

Darüber hinaus sollte die Software eine einfache Rechtevergabe ermöglichen. So können Sie zum Beispiel einstellen, wer welche Daten anschauen, verarbeiten oder senden darf.

Welche externen Datenquellen oder medizinische Geräte sollen an die Zahnarztsoftware angeschlossen werden?

Nutzen Sie bereits intra- oder extraorale Kameras in Ihrer Zahnarztpraxis, sollte die Praxissoftware über entsprechende Schnittstellen für diese Geräte verfügen. Gleiches gilt für digitale Röntgengeräte, digitale Volumentomographen oder 3D-Röntgen.

Grundsätzlich sollten alle digitalen, bildgebenden Verfahren, die Sie im Praxisalltag einsetzen, auch mit der Praxissoftware kompatibel sein.

Fazit

Praxissoftware für Zahnärzte kann den Arbeitsalltag für Ärzte und Beschäftigte in der Praxis enorm erleichtern. Gleichzeitig bietet die Software mehr Service und Komfort für Patienten und hilft dabei Kosten zu sparen. Wichtig ist, dass Sie im Vorfeld genau überlegen, welche Eigenschaften das Produkt mitbringen sollte, damit Sie in vollem Umfang von allen Vorzügen profitieren können.